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Tipps für Hosts einer Zoom-Konferenz

Als Host einer Zoom-Konferenz stehen dir die verschiedensten Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Es ist wichtig, dass du dir dieser Rolle bewusst bist - denn ungünstige Einstellungen können die Privatsphäre aller Teilnehmer bedrohen oder zu Chaos führen. Mit diesen schnellen und effektiven Tipps, sorgst du für eine reibungslose Konferenz.


Lege ein Passwort für den Meeting-Raum fest
Du solltest bei Zoom unbedingt ein Passwort für dein Meeting festlegen. Du kannst dieses einfach mit der Einladung verschicken. Denn bei einer großen Teilnehmerzahl ist das manuelle Akzeptieren wirklich lästig.

Zudem schützt du dich und deine Teilnehmer damit vor sogenannten “Zoom-Bombern”. Das sind Menschen, die sich einfach in eine Konferenz einschalten, obwohl sie gar nicht eingeladen wurden.
 
Möchtest du ein Passwort festlegen, musst du dein Profil öffnen und auf der linken Seite auf die “persönlichen Einstellungen” klicken. Hier findest du die Option “Einbetten des Kennworts in den Meeting-Link für die Teilnahme mit einem Klick”. Diese Funktion solltest du deaktivieren, denn damit legst du fest, dass jeder Teilnehmer aktiv ein Passwort eingeben muss.


Deaktiviere die Dateiübertragung
Tritt ein “Zoom-Bomber” ungewollt einer Konferenz bei, kann er dort durch das verschicken schädlicher Inhalte großen Schaden anrichten. Im schlimmsten Fall können so sogar Viren übertragen werden.

Deshalb solltest du auf jeden Fall darauf achten, die Dateiübertragung zu deaktivieren. Falls du vorab Daten der Teilnehmer brauchst, können sie dir diese schon vor der Konferenz schicken. Öffne erneut deine “persönlichen Einstellungen” und deaktiviere den Punkt “Dateiübertragung”.


Benenne einen oder mehrere Co-Hosts
Wird deine Konferenz etwas größer, dann solltest du die Hilfe von einem oder gleich mehreren Co-Hosts in Anspruch nehmen. Diese haben dann ähnliche Berechtigungen wie du als Host.

Das kann hilfreich für dich sein, denn während du sprichst, können sie zum Beispiel andere Teilnehmer stummschalten oder Nachzügler aus dem Warteraum hinzufügen. So kannst du dich voll und ganz auf die wichtigen Inhalte konzentrieren.


Aktiviere die Funktion “Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten”
Damit es bei der Konferenz zu keinen unangenehmen Momenten kommt, solltest du alle Nutzer beim Beitritt stumm schalten. Oftmals wissen die Teilnehmer nämlich nicht, dass ihr Mikrofon eingeschaltet ist. Die entsprechende Funktion findest du ebenfalls auf deinem persönlichen Profil.


Sperre das Meeting, wenn alle dabei sind
Sobald alle Teilnehmer dabei sind, solltest du das Meeting sperren - so gibst du “Zoom-Bombern” keine Chance. Klicke dafür in dem Reiter “Sicherheit” auf den Punkt “Meeting sperren”.


Deaktiviere die Funktion “Bildschirm freigeben”
Überprüfe vor der Konferenz, ob die Bildschirmfreigabe deaktiviert ist. Es kam schon öfter zu unschönen Vorkommnissen, weil unangebrachte Inhalte geteilt wurden. Auch diese Option findest du unter dem Reiter “Sicherheit”.


Erstelle einen Warteraum für deine Teilnehmer
Schaue auch nach, ob bereits ein Warteraum für deine Teilnehmer erstellt wurde. Möchte eine Person deiner Konferenz beitreten, “findest” du sie im Warteraum und kannst sie dann manuell zulassen. So gehst du sicher, dass auch wirklich nur eingeladene Personen dabei sind.


Deaktiviere die Funktion “Beitritt vor Moderator”
Überprüfe auf deinem Profil, ob der “Beitritt vor Moderator” deaktiviert ist, was eigentlich der Fall sein müsste. Denn du verhinderst damit, dass jemand Schaden im Meeting anrichtet, bevor du diesem beitrittst.


Deaktiviere einen erneuten Beitritt von ausgeschlossenen Teilnehmern
Musstest du einen Teilnehmer aus deinem Meeting entfernen, möchtest du sicher nicht, dass er erneut beitreten kann. Deshalb solltest du auf deinem Profil die Funktion “Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben” deaktivieren. Damit sparst du dir im Zweifel eine Menge Ärger.
 

Tipps für Teilnehmer einer Zoom-Konferenz

Auch als Teilnehmer einer Zoom-Konferenz kannst du dazu beitragen, dass die Konferenz reibungslos abläuft. Zudem kannst du mit einigen einfachen Einstellungen deine Privatsphäre und deine Sicherheit effektiv schützen.

Schalte dein Mikrofon und deine Kamera nur bei Bedarf ein
Vor allem in großen Konferenzen wird es schnell chaotisch und unübersichtlich. Wenn alle durcheinander reden, können die Teilnehmer den Inhalten kaum noch folgen. Deshalb solltest du dein Mikrofon und deine Kamera nur einschalten, wenn du gerade etwas sagen möchtest.

Es kommt schnell vor, dass Hintergrundgeräusche die Konferenz stören und ein Thema von vorne besprochen werden muss. Viele Menschen vergessen schnell, dass sie ihre Kamera eingeschaltet ist - deaktiviere diese am besten, wenn das Bild nicht wichtig für die Konferenz ist.


Nutze einen virtuellen Hintergrund
Viele Menschen haben Zuhause kein eigenes Büro. Folglich müssen sie die Zoom-Konferenz von der Küche oder dem Wohnzimmer aus durchführen - dort stehen in der Regel persönliche Gegenstände, die nicht unbedingt für die Augen der Arbeitskollegen gedacht sind.

Deshalb bietet Zoom seinen Teilnehmern einen virtuellen Hintergrund. Zoom erfasst dafür deinen Körper und ersetzt den Rest des Bildes mit einem Hintergrund deiner Wahl.


Melde nicht nicht mit Google oder Facebook an!
Du solltest dir unbedingt einen eigenen Account für Zoom anlegen:

... und dich nicht mit Google oder Facebook anmelden. Beide Unternehmen sind dafür bekannt, Daten der Nutzer zu sammeln. Vermeide diese unnötige Verknüpfung mit Zoom und erstelle einen neuen Account.

Führe regelmäßig Zoom-Updates durch
Es erscheinen regelmäßig Updates für Zoom. Mit diesen werden Sicherheitslücken geschlossen und Bugs fixiert. Überprüfe deshalb regelmäßig, ob du die aktuelle Version nutzt.

Verwende für deinen Account ein einzigartiges Passwort
Wie ich dir weiter oben schon geraten habe, solltest du für Zoom unbedingt einen eigenen Account anlegen. Schütze diesen mit einem einzigartigen und sicheren Passwort.

 

Fazit:

Mehr Schutz für die nächste Zoom-Konferenz
Ich habe dir in diesem Artikel viele hilfreiche und effektive Tipps mit auf den Weg gegeben, die deine Privatsphäre und Sicherheit bei der nächsten Zoom-Konferenz schützen. Zudem sollten die vorgeschlagenen Einstellungen die Nutzung erleichtern und zu einem reibungslosen Ablauf beitragen.

Über den Autor

Alexander Baetz ist 24 Jahre alt und arbeitet als freiberuflicher Webdesigner für mittelständische Unternehmen. Seitdem er 2018 seinen Bachelor in Wirtschaftsinformatik abgeschlossen hat, beschäftigt er sich mit der Privatsphäre im Internet. Was er dabei gelernt hat, zeigen er und seine Freundin Lena auf >> PrivacyTutor.





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